Documenti per aprire un conto aziendale: elenco per ditta, professionista e società

I documenti per aprire un conto corrente aziendale dipendono da chi sei. Una ditta individuale o un professionista porta documento d'identità, codice fiscale e certificato di attribuzione della partita IVA (o visura camerale); una società aggiunge atto costitutivo, statuto, visura aggiornata, documenti dei soci e degli amministratori e la dichiarazione sul titolare effettivo. Tutto questo serve alla banca per rispettare la normativa antiriciclaggio, e avere i documenti in ordine è il modo più sicuro per accorciare i tempi.

Documenti della persona che apre il conto

Chiunque firmi il contratto deve essere identificato. Prepara:

• Documento d'identità valido: carta d'identità, passaporto o patente. Verifica la scadenza: un documento scaduto blocca la pratica.
• Codice fiscale o tessera sanitaria con codice fiscale.
• Prova di residenza, se richiesta, come bolletta o certificato; molte banche si accontentano di quanto riportato nel documento.
• Recapiti: e-mail personale, telefono mobile, PEC (obbligatoria per imprese e professionisti, che devono avere un domicilio digitale iscritto nei registri pubblici).
• Per i cittadini extra UE, permesso di soggiorno in corso di validità.

Documenti per ditta individuale e professionista

Per un professionista iscritto a un ordine, a volte la banca richiede il numero di iscrizione. Per l'artigiano o il commerciante, la visura della Camera di Commercio è un documento molto utile perché riporta tutto in un unico foglio.

Documenti per le società

Per SRL, SRLS, SNC, SAS e altre forme societarie i documenti sono più numerosi:

1. Visura camerale recente (di norma non anteriore a tre-sei mesi, secondo la banca).
2. Atto costitutivo e statuto vigenti, con eventuali modifiche.
3. Codice fiscale e partita IVA della società.
4. Verbale di nomina degli amministratori e conferimento dei poteri; per più amministratori, indicazione di firma disgiunta o congiunta.
5. Documento d'identità e codice fiscale di legale rappresentante, amministratori e delegati.
6. Libro soci o visura per individuare soci e quote.
7. Dichiarazione del titolare effettivo.
8. Per le società con soci persone giuridiche, la documentazione fino alle persone fisiche che controllano.

Il titolare effettivo: chi è

Il titolare effettivo è la persona fisica (o le persone fisiche) che possiede o controlla l'ente, direttamente o indirettamente, o per conto della quale si compie l'operazione. Nelle società di capitali, secondo la normativa antiriciclaggio, un criterio di identificazione è la proprietà di una quota superiore al 25% del capitale; se nessuno supera la soglia, si guarda a chi esercita il controllo di fatto, e in ultima istanza al legale rappresentante. La banca ti chiede di dichiarare chi è e di fornire il documento. Dichiarazioni false o incomplete espongono a conseguenze legali.

Esiste anche il Registro dei titolari effettivi presso le Camere di Commercio, ma il suo accesso ha subito limitazioni dopo la giurisprudenza europea e nazionale. La banca può comunque raccogliere i dati direttamente da te. Per la situazione aggiornata del registro rivolgiti alla Camera di Commercio o al commercialista.

Il questionario antiriciclaggio

Il questionario di adeguata verifica, detto anche KYC (know your customer), chiede in genere:

• Scopo e natura del rapporto: incassi da clienti, pagamento fornitori, stipendi.
• Provenienza dei fondi e del capitale iniziale.
• Volumi stimati di entrate e uscite mensili.
• Paesi con cui lavori e se fai operazioni con l'estero.
• Se tu o soci siete persone politicamente esposte.
• Dati di bilancio per società, se disponibili.

Rispondi in modo realistico: se dichiari volumi molto più bassi di quelli effettivi, la banca potrebbe contestare l'incoerenza in seguito. Un esempio illustrativo: una consulente dichiara incassi mensili per 3.000 euro e dopo tre mesi riceve bonifici per 25.000 euro; è probabile che la banca chieda spiegazioni e documenti giustificativi. Non è un problema, se i flussi sono legittimi e documentati, ma conviene prevedere un range realistico fin dall'inizio.

Documenti in lingua straniera e soci esteri

Se i soci o gli amministratori sono stranieri, possono essere richiesti documenti tradotti, apostillati o legalizzati (per esempio il certificato di iscrizione di una società estera). In questi casi i tempi sono più lunghi e conviene consultare prima il notaio o il commercialista. Per società estere con sede secondaria in Italia, servono ulteriori documenti sull'ente principale.

Come organizzare i documenti

• Crea una cartella digitale con scansioni leggibili e nominale in modo ordinato (ad esempio visura_2026-10, statuto, documento_rossi).
• Controlla date di scadenza e coerenza dei dati anagrafici tra documenti.
• Prepara in anticipo le risposte al questionario.
• Chiedi alla banca un elenco scritto dei documenti richiesti.
• Usa la checklist per spuntare quanto già pronto.

Dopo l'apertura: aggiornare i documenti

Se cambiano amministratori, poteri di firma, sede o titolare effettivo, devi comunicarlo alla banca e fornire i documenti aggiornati. La banca può chiedere periodicamente un aggiornamento dell'adeguata verifica: rispondi nei tempi indicati, per evitare limitazioni sul conto. Per l'iter generale dell'apertura torna alla guida su come aprire un conto aziendale passo dopo passo.

Domande frequenti

La partita IVA basta per aprire il conto?

Di solito serve con altri documenti: identità, codice fiscale, eventuale visura. La sola partita IVA senza altri dati non permette l'identificazione.

Serve il commercialista?

Non è obbligatorio per aprire il conto, ma può aiutare a preparare visura, codice ATECO e dichiarazioni.

La PEC è obbligatoria?

Per imprese e professionisti il domicilio digitale è obbligatorio per legge, e le banche lo richiedono come recapito per le comunicazioni.

Posso aprire il conto con un documento straniero?

Spesso sì, con passaporto o documento equivalente; per i cittadini extra UE può servire il permesso di soggiorno. Dipende dalla banca.

Fonti ufficiali

• Unità di Informazione Finanziaria per l'Italia — antiriciclaggio e adeguata verifica.
• Registro Imprese — visure e documenti societari.
• Agenzia delle Entrate — attribuzione della partita IVA e codice ATECO.