Incassi con carta e POS: come incidono sul conto aziendale e sui costi

Se vendi beni o servizi a consumatori, il POS non è solo un comodo servizio per i clienti: per gran parte di commercianti e professionisti è un obbligo di legge e il suo costo si somma a quello del conto. Il costo effettivo di incassare con carta si calcola sommando commissione percentuale, costo fisso per transazione e canone del terminale; il conto aziendale entra in gioco perché è lì che arriva l'accredito, con tempi e condizioni diversi da operatore a operatore. In questa guida vedi come ragionare, con un esempio completo.

L'obbligo di accettare pagamenti con carta

Dal 30 giugno 2022, in base al D.L. 36/2022, i soggetti che effettuano attività di vendita di prodotti e prestazione di servizi, compresi i professionisti, sono tenuti ad accettare pagamenti con carte di debito e di credito, se il cliente lo richiede. La norma prevede una sanzione pecuniaria di 30 euro, aumentata del 4% del valore della transazione per cui è stato rifiutato il pagamento. Esistono limitate eccezioni (per esempio impossibilità tecnica) e la disciplina può essere stata integrata da interventi successivi: verifica con il commercialista o con l'Agenzia delle Entrate che nulla sia cambiato per la tua categoria. Un ulteriore passaggio normativo riguarda il collegamento tra POS e registratore telematico per la trasmissione dei dati dei corrispettivi, con scadenze definite dalle leggi di bilancio; controlla le istruzioni più recenti dell'Agenzia.

Le componenti del costo

Il costo di un incasso con carta si compone in genere di:

• Commissione percentuale sull'importo, che può variare tra carte di debito, di credito, consumer, aziendali ed extra UE.
• Commissione fissa per transazione, a volte pochi centesimi.
• Canone di noleggio o di servizio del terminale, mensile o annuale.
• Costi di installazione o attivazione, in alcuni casi.
• Commissioni accessorie: rimborsi, storni, chargeback (contestazioni), conformità agli standard di sicurezza.

Il regolamento europeo sulle commissioni interbancarie (Regolamento UE 2015/751) fissa tetti alle commissioni interbancarie sulle carte consumer: 0,2% per le carte di debito e 0,3% per le carte di credito. Questo non significa che tu paghi solo quella percentuale: alla commissione interbancaria si aggiungono quelle dei circuiti e dell'acquirer, cioè il gestore del tuo POS. Il prezzo finale dipende dal contratto.

Quanto costa davvero: esempio completo

Prendi il caso del calcolatore con numeri illustrativi: incassi mensili con carta di 8.000 euro, commissione media dell'1,2%, 220 transazioni con costo fisso di 0,05 euro, canone del terminale 15 euro al mese.

Notare che la percentuale effettiva (1,53%) è più alta di quella nominale (1,2%): è la differenza che si perde se si guarda solo un numero. Con scontrino medio basso, il costo fisso per transazione pesa molto: con 8 euro di scontrino medio, 0,05 euro è lo 0,6%; con 80 euro è lo 0,06%. Puoi provare tu stesso con lo strumento sulle commissioni POS.

Soluzioni diverse, costi diversi

• POS bancario: fornito dalla banca con cui hai il conto, spesso con condizioni vantaggiose se porti anche gli incassi. Verifica la possibilità di negoziare.
• POS di operatori specializzati: costo trasparente, canone ridotto o assente, percentuale più alta sui piccoli volumi; l'accredito può avvenire su qualsiasi conto.
• SoftPOS (accettazione di pagamenti con smartphone) o POS mobile: poco canone, adatti a chi incassa fuori sede.
• Link di pagamento e gateway e-commerce: costi e commissioni propri, di solito più alti sulle carte estere.

La scelta non è solo economica: contano affidabilità del servizio, assistenza, tempi di accredito e facilità di integrazione con la cassa. Se emetti scontrini con registratore telematico, chiedi se il terminale si collega alla cassa.

Tempi di accredito e conto

Gli accrediti POS possono arrivare il giorno lavorativo successivo, a due o tre giorni o in blocchi settimanali. I tempi influenzano la tesoreria più di quanto sembri: per un negozio con spese fisse a scadenze rigide, un ritardo di tre giorni può comportare scoperti di conto. Quando confronti un conto, chiedi:

1. Se l'accredito POS sullo stesso istituto è più rapido o ha condizioni migliori.
2. Se esiste una commissione di accredito o una soglia minima.
3. Se è possibile dividere gli incassi su più conti.
4. Se il conto prevede operazioni in addebito per riaddebiti e chargeback.

Strategie per ridurre il costo

• Negozia quando hai volumi: la percentuale è spesso trattabile.
• Chiedi tariffe distinte per carte di debito e di credito, perché la maggior parte degli incassi consumer è su debito, con costi più bassi.
• Verifica i canoni e disdici terminali inutilizzati, rispettando i tempi di recesso.
• Confronta il costo effettivo (come nella tabella sopra) e non la percentuale nominale.
• Non sommare servizi che non usi: pacchetti con antifrode o reportistica avanzata possono non servirti.

Domande frequenti

Sono obbligato ad avere il POS anche se incasso poco?

L'obbligo riguarda in generale chi vende beni o presta servizi, anche professionisti, con possibili eccezioni. Non esiste una soglia minima di incassi indicata in modo generale: verifica la tua posizione con il commercialista.

Cosa succede se rifiuto una carta?

Il cliente può segnalare e si applica la sanzione prevista dalla norma di 30 euro più il 4% dell'importo. Eventuali rifiuti per impossibilità tecnica sono valutati caso per caso.

Il POS deve essere collegato al conto aziendale?

Deve essere indicato un conto di accredito intestato all'attività. Nulla impedisce che sia diverso dal conto principale, ma per un professionista con partita IVA è opportuno non usare il conto personale.

Conviene un POS gratuito?

Il canone zero spesso si compensa con una percentuale più alta. Fai sempre il calcolo sul tuo volume.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate — obblighi su POS e registratori telematici.
• Banca d'Italia — carte di pagamento e commissioni interbancarie.
• Ministero dell'Economia e delle Finanze — normativa su pagamenti elettronici.